Agendamento pelo WhatsApp: agendas, horários livres e lembretes

Como criar uma agenda?

Em Agenda → Nova agenda (dono ou administrador). Crie uma por profissional, sala ou serviço. Cada agenda tem:

Uma agenda nova já vem com segunda a sexta, das 9h às 18h. Os horários seguem o fuso da sua empresa.

Como a agenda calcula os horários livres?

Para cada dia, a FlashConnect divide as faixas de atendimento pela duração mais o intervalo e tira o que não pode: horários já marcados ou confirmados, horários antes da antecedência mínima e dias além do limite. O que sobra são os horários livres, os mesmos para o painel e para a IA.

Dois agendamentos ativos nunca ocupam o mesmo horário na mesma agenda. Essa trava fica no banco de dados, então vale mesmo quando a equipe e a IA tentam marcar ao mesmo tempo.

Como marcar um horário pelo painel?

1. Escolha o diaNa visão de semana, clique no + do dia, ou use “Novo agendamento”.
2. Escolha um horário livreO painel mostra só os horários disponíveis.
3. Ligue a um contatoOpcional. Com um contato que já conversou pelo WhatsApp, o lembrete sai sozinho.

Cada agendamento tem título, observações e uma situação: Marcado, Confirmado, Concluído, Cancelado ou Faltou. A agenda tem visão de semana e de lista, e os horários marcados pela IA levam uma marca própria. Na ficha do contato aparecem os próximos agendamentos dele.

A IA consegue marcar e remarcar pelo WhatsApp?

Sim, quando você permite. No agente de IA, ligue “Pode marcar horários na agenda” e escolha a agenda. A partir daí, a IA conectada à sua conta:

• consulta os horários livres dos próximos dias e oferece ao cliente;
• marca o horário escolhido, ligado à conversa;
• consulta os agendamentos futuros do cliente para remarcar ou cancelar.

A FlashConnect só aceita horário que esteja na lista de livres. Se outra pessoa ocupou aquele horário segundos antes, a resposta é “horário indisponível” e a IA oferece outro. A conversa com o cliente é conduzida pela IA conectada; a plataforma garante a regra da agenda.

Como funcionam os lembretes de agendamento?

Ligue “Enviar lembrete pelo WhatsApp” na agenda e defina quantas horas antes. O texto aceita {{nome}}, {{data}} e {{hora}}; em branco, sai “Olá {{nome}}! Lembrete do seu horário em {{data}} às {{hora}}.”

• Remarcou? O lembrete antigo é cancelado e um novo é programado.
• Cancelou? O lembrete é cancelado.
• O lembrete é uma mensagem de texto. Pela regra da Meta, ele só é entregue se o cliente tiver escrito nas 24 horas anteriores ao envio. Para lembrar quem não escreve há mais tempo, use uma automação com um template aprovado.

O que acontece quando um agendamento muda?

Cada criação, alteração ou cancelamento, venha do painel, da IA ou de uma automação, gera um evento para o seu sistema pelos webhooks (appointment.created, appointment.updated, appointment.cancelled). Também dispara as automações com gatilho “Agendamento criado” e “Agendamento cancelado”. Dois modelos prontos usam isso: confirmar o horário por WhatsApp e abrir uma tarefa para reagendar quem cancelou.

A agenda não sincroniza com Google Agenda ou Outlook hoje. Quem precisa pode ligar o próprio calendário pela API e pelos webhooks.

Perguntas frequentes